Son instrumentos que las empresas utilizan para formalizar la información de su estructura y operación, para informar entre sus miembros como se encuentran organizados, como es su funcionamiento y hacia donde se encaminan, sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten transmitir de forma ordenada y sistemática la información de la organización.
Como objetivo tienen a sistematizar la información de la empresa, las empresas cuentan su historia de como se formo, determina objetivos y en ocasiones no los tiene por escrito ya que opera con procedimientos establecidos, también, cuenta con información de los puestos que integran la empresa; es por todo esto que es indispensable que una empresa ordene y sistematice su información en un manual.
También informa a todos los miembros de la organización sobre diferentes aspectos de la empresa como su historia y evolución
Otro de sus objetivos es auxiliar en la inducción y capacitación del personal, para cuando un empleado ingresa a la empresa tenga un buen desempeño dentro de ella
Estandarizar los procesos y funciones y actividades de la empresa; permite dar al personal de forma detallada como desarrollar sus actividades, evaluar su desempeño e inclusive servir de base en la auditoria administrativa.
LA CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS;
Representan una guía rápida que se utiliza como herramienta de soporte para la organización.
POR SU NATURALEZA
- Microadministrativos: contienen información de una sola empresa o de un área de la empresa
- Macroadministrativos: utilizado en los corporativos donde incluye información de mas de una empresa
- Mesoadministrativos: incluyen información de una o mas organizaciones de un solo sectores
POR SU ÁREA DE APLICACIÓN
Parte de que las empresas pequeñas y medianas cuentan, por lo general, con una estructura organización pequeña, es decir, que no tienen gran cantidad de niveles jerárquicos ni de áreas y el numero de puestos con que cuentan son poco especializados. el numero de puestos y áreas puede ir aumentando por lo tanto, en vez de usar un manual para toda la organización se elaboran por áreas con su respectiva información
POR SU CONTENIDO
La magnitud de la empresa y la naturaleza es compleja sus funciones determinaran la especialidad y cantidad de manuales. Conforme la estructura va creciendo y sus funciones se van sofisticando es necesario elaborar manuales especializados; las empresas cuentan con diferentes tipos de manuales,manuales de bienvenida, de inducción, de calidad, de operaciones, de objetivos y políticas.
- De organización
- De procedimientos
- De calidad
- De historia de la organización
- De políticas
- De contenido múltiple
- De puestos
- De técnicas
- De ventas
- De finanzas
- De personal
POR SU ÁMBITO:
Manuales generales
Contienen información global de la empresa. los manuales generales son los que van a contener información de toda la empresa; incluyen información del área de recursos humanos, finanzas, mercadotecnia, operaciones e informática. Difícilmente se encuentran en las empresas manuales generales
- Manuales generales de organización
- Manual general de procedimientos
- Manual general de políticas
Manuales específicos
Contienen información detallada de toda la empresa, por ejemplo, el manual de formatos de la empresa incluyendo todas las formas impresas como digitales que se emplean en las operaciones de la empresa.
- Manual especifico de reclutamiento y selección
- Manual especifico de auditoria interna
- Manual especifico de políticas de personas
- entre otros
EJEMPLOS DE MANUALES
https://www.youtube.com/watch?v=RCWJKXLTl4A
https://www.youtube.com/watch?v=iRqeuz_HYME
CONCLUSIÓN: Como comentario final los manuales administrativos convierten al grupo de personas encargados en elaborarlos como las que mejor conocen a la organización
y brindan la oportunidad de conocer los aspectos menos conocidos y peculiares de la creación y desarrollo de la organización, otra experiencia que se adquiere durante la elaboración de manuales, es la oportunidad de conocer de una manera mas profunda las funciones que se llevan acabo en la organización
DIAGRAMA DE FLUJO
- Conseguir un conocimiento sobre el funcionamiento de un proceso determinado que sirva como base común para todos sus componentes
- Su utilización es beneficiosa para el desarrollo de los proyecto abordados por los equipos y grupos de mejora
- Se recomienda su uso como herramienta de trabajo dentro de las actividades habituales de gestión
SIMBOLOGIA
ALGUNOS TIPOS DE DIAGRAMA DE FLUJO
- FLUJOGRAMAS DE PRIMER NIVEL
- FLUJOGRAMA DE SEGUNDO NIVEL O DETALLAD
- FLUJOGRAMA DE EJECUCIÓN O MATRIZ
- 1 Muestra los pasos principales de un proceso y puede incluir los resultados intermedios de cada paso. Se usa para obtener un panorama básico del proceso e identificar los cambios en el proceso
- 2 Indica los pasos o actividades de un proceso, incluye puntos de decisión periodos de espera y resultados. Tambien se utiliza para examinar las áreas del proceso y para buscar problemas o aspectos ineficientes
- 3 Representa en forma gráfica el proceso en términos de quien se ocupada de realizar los pasos. Tiene forma de matriz e ilustra a los participantes, es muy util para identificar quien proporciona los insumos y a quien, asi como aquellas areas en las que el personal puede ocuparse de las mimas tareas
EJEMPLOS
https://www.youtube.com/watch?v=aBbDHjgTkYQ
https://www.youtube.com/watch?v=ytvdw1gSdOY
CONCLUSIÓN:
Son útiles en el sistema de gestión y en el desarrollo de investigación.
describen los procesos de forma mas amigable que los instructivos.
es muy útil para la identificación de problemas.
identifica las posibles soluciones.
